Quem administra um negócio sabe que é preciso ficar atento a vários fatores. As tarefas são muitas, a responsabilidade é grande e o número de horas no dia não parece suficiente. Quem é mais antenado já descobriu as vantagens de usar um ERP para fazer o tempo e o negócio renderem mais.
ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou planejamento dos recursos da empresa. O termo é utilizado hoje para se referir a um tipo de software que ajuda a coletar, guardar, gerenciar e interpretar de forma integrada os dados produzidos pelos diferentes setores de um negócio.
Usar um ERP eleva o nível de organização da empresa, na medida em que auxilia no redesenho de diversos processos.
Neste artigo, vamos mostrar alguns dos benefícios de usar um ERP, além de ilustrar uma operação com o exemplo do nosso processo de venda de produtos sob encomenda. Boa leitura!
Integração e automatização dos processos
Como um negócio envolve muitas tarefas diferentes, é comum que utilize programas e tecnologias distintas. Por exemplo: uma determinada planilha guarda informações sobre vendas; outro sistema processa ordens de compra; os documentos contábeis e tributários ficam em outra pasta; os dados sobre matéria-prima estão em outro diretório, etc.
Essa variedade de programas e processos gera dois problemas. O primeiro é que as informações precisam ser redigitadas várias vezes. Uma ordem de compra é processada, depois gera novos dados quando a encomenda é vendida e assim por diante. O segundo problema é que não é possível ver com clareza a situação do negócio, porque as informações estão dispersas.
O ERP resolve ambos os problemas ao integrar os sistemas de todos os setores e permitir que eles se comuniquem. Uma informação produzida em uma área, como um produto que saiu do estoque, é imediatamente integrada às demais.
Relatórios em tempo real
Ao integrar as informações dos diferentes setores do negócio em um único sistema, o ERP pode produzir, inclusive de forma automática, relatórios em tempo real de vendas, resultados e estoques. Vendas por período, por vendedor e por categoria de produto, DRE por centro de custos, Giro de produtos e muitos outros relatórios estão disponíveis de forma fácil e segura.
Além disso, um bom ERP possui métodos para se integrar a outros sistemas específicos, como por exemplo um CRM e um WMS, tornando as possibilidades ilimitadas.
Planejamento de compras
Outro exemplo dos benefícios de um ERP é o setor de compras. Para começar o seu uso já é necessário um eficiente cadastramento de produtos, cujo processo exige uma hierarquia de categorias e atributos para gerar maior organização das informações e permitir os controles e análises futuras necessárias.
Por meio dos dados de qualidade exibidos pelo ERP, como níveis de estoque, compras e vendas pendentes e giro de cada produto, a administração da empresa pode tomar decisões melhores, incluindo a definição do momento ideal para compra de determinado item. Fica mais fácil planejar quando o estoque de certa mercadoria vai se esgotar e com quanta antecedência deve ser encomendado um novo lote.
Exemplo de uso do ERP
O caso da Lilibee ilustra bem os benefícios acima. Em apenas um dos processos da empresa – venda de produtos sob encomenda – é possível verificar um fluxo de atividades entre setores distintos:
- O vendedor faz um pedido de venda numa das lojas;
- O sistema verifica se os itens estão disponíveis em algum dos estoques da empresa;
- Se estiverem, os produtos são reservados. Caso alguns itens não sejam encontrados, o sistema dispara um pedido de compra para os seus respectivos fornecedores;
- Em paralelo, a venda gera títulos a receber que vão para validação do financeiro, que libera a entrega depois de cumpridos os requisitos de crédito;
- Após todos os produtos estarem disponíveis e a entrega liberada, o sistema aciona a conferência do pedido, seguida do faturamento e a consequente baixa do estoque. Tudo isso de forma automática e integrada!
As vantagens de usar um ERP são tantas que qualquer empresa orientada a resultados já está aderindo a esses programas. Mais do que apenas um software, o ERP é um jeito de administrar o negócio. O objetivo é tornar o processo sempre mais eficiente e integrado, buscando eliminar tarefas desnecessárias e deixando o caminho livre para buscar formas de aumentar as vendas.
Apesar de todas as vantagens, sua implantação e manutenção não é tão simples para micro e pequenas empresas. É preciso ter muita organização, investimentos e evoluções constantes para adequar o sistema às necessidades particulares de cada negócio. São diferentes processos que devem ser mapeados, re-estruturados e implantados em módulos integrados, numa evolução constante.
Para lojas de varejo, o mais eficiente é fazer parte de uma rede de franquias que já tenha investido num ERP de qualidade, aproveitando todo o aprendizado já construído numa operação já testada.
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